Большинство специалистов по управлению проектами (Project Managers) тратят время не на «руководство», а на рутинные задачи: создание задач, написание отчетов, проведение мозговых штурмов и суммирование встреч. Интеграция ChatGPT и ClickUp AI позволяет автоматизировать этот «административный труд», освобождая PM для стратегической работы.
- 1. Промпт-Архитектор: Создание Масштабируемого Рабочего Процесса
- 2. Промпт-Генератор Задач: Быстрый Перевод Анализа в Действие
- 3. Промпт-Картограф Автоматизации: Превращение Рутины в Правила
- 4. Промпт-Суммаризатор Встреч: Перевод Речи в Задачи
- 5. Промпт-Коуч Оптимизации: Выявление «Бутылочных Горлышек»
- Таблица: Интеграция ChatGPT и ClickUp AI
- FAQ
Эти 5 продвинутых промптов используют сильные стороны каждого инструмента: ChatGPT как Архитектор Рабочего Процесса и ClickUp AI как Генератор Действий, переводя вас из режима «работы в режиме перегрузки» в режим «работы в режиме масштабирования».
1. Промпт-Архитектор: Создание Масштабируемого Рабочего Процесса
Вместо того чтобы просто попросить ИИ составить список дел, попросите его спроектировать систему, которая экономит время.
| Роль ИИ (ChatGPT) | Цель | Результат |
| Системный инженер | Разработать ежедневный/еженедельный рабочий процесс для [Профессия]. | План, категоризированный по действиям: Автоматизировать, Делегировать, Устранить. |
Промпт для ChatGPT (Workflow Architect):
"Выступи в роли системного инженера. Создай полный ежедневный рабочий процесс для [Укажите свою профессию: Соло-предпринимателя / Руководителя команды] по управлению клиентами, созданию контента и административным задачам. Категоризируй все задачи по принципу: **Автоматизировать** (используя ClickUp/Zapier), **Делегировать** и **Устранить**. Система должна сэкономить не менее 10 часов в неделю."
2. Промпт-Генератор Задач: Быстрый Перевод Анализа в Действие
После получения структуры от ChatGPT, задача — быстро перевести её в готовые к использованию шаблоны в ClickUp.
| Инструмент (ClickUp AI) | Входные данные | Выходные данные |
| Smart Task Generator | Результат анализа рабочего процесса (из п. 1). | Шаблоны задач с подзадачами, оценкой времени и приоритетами. |
Промпт для ClickUp AI (Smart Task Generator):
"Используя представленный выше рабочий процесс [Вставьте результат из ChatGPT], автоматически создай шаблоны задач с подзадачами, зависимостями и оценками времени (S/M/L). Для задач, помеченных как 'Автоматизировать', присвой уровень срочности 'Низкий'. Для задач 'Устранить' — 'Критический (для немедленного удаления)'."
3. Промпт-Картограф Автоматизации: Превращение Рутины в Правила
ИИ может анализировать ваш рутинный процесс и предлагать конкретные правила автоматизации, которые можно напрямую настроить в ClickUp.
Промпт для ChatGPT (Automation Map):
"Проанализируй мой текущий рабочий процесс в ClickUp: [Вставьте описание основных этапов, например: 'Идея -> Черновик -> Рецензия -> Опубликовано']. Предложи 5 правил автоматизации, используя триггеры ClickUp (например, изменение статуса, истечение срока, назначение). Напиши точные, готовые к вставке правила автоматизации, которые я могу настроить, чтобы сократить ручное перетаскивание задач."
4. Промпт-Суммаризатор Встреч: Перевод Речи в Задачи
Самая большая потеря времени в PM — ручное составление протоколов. ClickUp AI может превратить расшифровку встречи в четкий, действенный план.
| Ключевой Результат | Действие ClickUp AI | Выгода для PM |
| Action-Ready Summary | Суммирование, определение решений, назначение задач. | Немедленное создание задач ClickUp с назначенными владельцами и сроками. |
Промпт для ClickUp AI (Meeting Summary Optimizer):
"Проанализируй следующую расшифровку встречи/протокол: [Вставьте текст]. Суммируй его в три блока: **Ключевые Решения**, **Следующие Шаги** и **Ответственные Лица**. Автоматически создай задачи ClickUp с дедлайнами для каждого 'Следующего Шага' и назначь владельца из списка 'Ответственные Лиц'. Сохрани формат готового к действию, а не повествовательного отчета."
5. Промпт-Коуч Оптимизации: Выявление «Бутылочных Горлышек»
Используйте ChatGPT как внешнего консультанта, который анализирует ваши данные активности в ClickUp и выявляет неэффективные привычки.
| Входные данные (ChatGPT) | Анализ/Цель | Рейтинг Вывода |
| Отчет об активности в ClickUp за неделю. | Найти повторяющиеся неэффективные действия. | Ранжирование по потенциальному сэкономленному времени. |
Промпт для ChatGPT (Optimization Coach):
"На основе данных о нашей командной активности за эту неделю в ClickUp (повторяющиеся комментарии, время в статусе 'Рецензия', несвоевременные переназначения) определи:
1. **3 Повторяющихся 'бутылочных горлышка'** (почему задачи застревают).
2. **3 Новые возможности для автоматизации** в ClickUp.
3. **3 Привычки, которые тратят наше время**.
Ранжируй эти 9 пунктов по потенциалу сэкономленного времени, от самого высокого до самого низкого."
Таблица: Интеграция ChatGPT и ClickUp AI
| Этап Управления Проектом | Интеллектуальное Планирование (ChatGPT) | Надежное Исполнение (ClickUp AI) |
| Планирование | Создание Work Breakdown Structure (WBS), оценка рисков. | Генерация задач, подзадач, шаблонов. |
| Автоматизация | Предложение логики и правил автоматизации. | Встраивание правил, обработка триггеров (статус, срок). |
| Мониторинг | Анализ данных активности, выявление неэффективности. | Суммирование протоколов встреч, создание задач из отчетов. |
| Коммуникация | Написание «сложных» писем, подготовка повестки. | Автоматическая рассылка обновлений, создание ежедневных отчетов. |
FAQ
- В чем основное различие между ChatGPT и ClickUp AI в управлении проектами? ChatGPT выступает как Стратег и Планировщик: он анализирует текст, создает логику и разрабатывает процессы. ClickUp AI выступает как Генератор Действий: он использует готовый текст или структуру для немедленного создания задач, подзадач, дедлайнов и шаблонов в рабочей среде.
- Что такое «Workflow Architect» (Архитектор Рабочего Процесса)? Это роль, которую вы назначаете ChatGPT, чтобы он не просто составил список дел, а проанализировал вашу деятельность и структурировал ее по принципу Автоматизировать, Делегировать или Устранить, что приводит к системной оптимизации.
- Как промпт «Meeting Summary Optimizer» экономит время? Он позволяет не тратить время на ручное составление протокола и перевод решений в задачи. ClickUp AI напрямую берет расшифровку встречи и создает готовые задачи с назначенными ответственными и сроками в вашем рабочем пространстве.
- Почему важно использовать ИИ для выявления «бутылочных горлышек»? Человеку сложно увидеть повторяющиеся, неэффективные паттерны в ежедневной рутине. ChatGPT, анализируя сводные данные активности (например, время задачи в статусе «Рецензия»), может объективно выявить три самые большие потери времени и предложить конкретные меры.
- Как можно использовать результат «Automation Map» на практике? ChatGPT выдает готовые формулировки, например: «Если статус задачи меняется на ‘Готово’, автоматически отправить уведомление Стейкхолдеру и закрыть подзадачи». Эти формулировки можно напрямую настроить в разделе «Автоматизации» ClickUp, минуя этап ручного проектирования логики.
